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Ordre du jour du CA du vendredi 10 juin 2011

 
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loulette



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MessagePosté le: Jeu 09 Juin 2011, 17 : 58    Sujet du message: Ordre du jour du CA du vendredi 10 juin 2011 Répondre en citant

voici un étendu de l'ordre du jour de demain :

1) HIER : Bilan du trimestre dernier :

- rencontres, permanences,
- départ d'un membre du CA et place à prendre au CA,
- départ de l'un des administrateurs du forum et place à prendre,
- les discussions "houleuses" sur le forum,
- points sur les emprunts,
- points sur le nombre d' adhérents
- point sur la demande de subvention demandée à la ville de Rennes
- Trésorerie

2) DEMAIN : les mois à venir

- les permanences mensuelles au local en juillet et en Aout 2011
- un programme de rencontres estivales ?

3) APRES DEMAIN : la rentrée 2011

- Points sur les départs potentiels ( anim', CA ...)
- Assemblée générale de rentrée
- Les projets pour 2011/2012 ( le local fernand jacq, ille et bio, diverses manifestations... ces points seront soumis prochainement aux votes des adhérents)

WOUAH... ca fait beaucoup tout ça, non ???? Laughing Laughing Laughing Laughing Laughing
_________________
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loulette



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MessagePosté le: Sam 09 Juil 2011, 11 : 29    Sujet du message: Répondre en citant

et voiçi le compte rendu

Présentes : Julie, Manuella, Nathalie, Lèna et Magali


I. hier bilan des rencontres période d'avril à juin :

A. Participation aux rencontres

Nous souhaitons tout d'abord rappeler qu'il est tout à fait légitime pour les animatrices qui accueillent de délimiter un cadre, définir des règles avant le début d'une rencontre, de restreindre l'accès aux pièces ou de demander de participer au rangement des jeux.
Nous rappelons l'importance pour nous des comptes rendus aussi brefs soient-ils afin de tenir nos taux de participation à jour. Merci
Avril: permanence, 7 rencontres, ouverture de l'espace jeux avec une très forte affluence (9 mamans présentes avec leurs enfants qui s'ajoutent), une annulation faute de participant et un souci sur un temps couture prévu mais où aucune couseuse ne s'est rendue à l'atelier malgré l’achat en amont de tissu spécial écharpe de portage. C'était d'ailleurs la dernière intervention de maman elfe au local.
Soirée éducation bienveillante, des nouvelles mamans étaient présentes, 3 de plus que le groupe accoutumé.
Rencontre grossesse et accouchement respectés, un temps qui plaît et attire toujours : 5 personnes.

Mai: permanence, 9 rencontres, une annulation pour cause de travaux de l'espace jeux, un atelier cuisine, une bourse aux plantes un public essentiellement nordiste même si une participante a démontré qu'on pouvait s'y rendre en car!, un trocadon (moins de participation qu'aux précédents), annulation de l'animation autour des couches lavables, une rencontre reportée.
La rencontre grossesse et accouchement respectés: des professionnelles y avaient été conviées et ont répondu présentes : ce regard est enrichissant, les doulas ont joué le jeu et n'ont pas donné leur tarif mais une fourchette de ce qui se pratique ayant connaissance de notre désir de ne pas pencher vers les adresses de professionnels, qui plus est non remboursés, 6 personnes

Juin: permanence, une quinzaine de personnes présentes, le rendez-vous est bel et bien inscrit dans les esprits et ces temps mensuels rencontrent beaucoup de succès, néanmoins un seul bémol, les arrivées durant le dernier quart d'heure, difficile de répondre aux demandes tout en étant à l'écoute de nos enfants et de leur épuisement.
Pour les rencontres grossesse et accouchement respectés, nous invitons aussi les parents dont le dernier né n'est plus nourrisson à ne pas hésiter à s'inscrire et partager ces temps-là, le vécu des uns sert aux autres. Ces derniers temps montrent que les mamans non enceintes sont moins investies qu'avant sur ces rencontres.

Pour les permanences, nous demandons aux animatrices, après plusieurs tests qui s'avèrent vraiment plaisants, de venir un peu plus tôt pour ouvrir et installer les 2 espaces: la cuisine et le local, l'un étant orienté pour la prise de contact avec l'asso, les emprunts, les adhésions et l'autre un espace de convivialité et d'échanges plus informels et divers entre les membres. Il s'agit d'installer une zone de matelas, tapis de sol pour les petits et un bac de jeu, mettre une nappe et dresser une table avec les verres et les gâteaux afin que même les nouvelles arrivées n'hésitent pas à se servir et s'autorisent à s'attarder. n.b. : Le volet roulant a été réparé dans la cuisine.
Il y a un très bon pourcentage de participation, avec un bon équilibre entre adhérents, usagers et "primo arrivants".
De toutes "jeunes" cbbistes convient déjà leurs amies sur les temps cbb, nous en sommes assez heureuses!

B. départ d'un membre du CA

Catherine a annoncé sa démission, elle n'a pas souhaité continuer son engagement en se contentant d'assister aux réunions prévues tous les 2 mois, nous avons trouvé ses interventions sur le départ rudes mais respectons sa décision. Néanmoins, vu que la saison est bien entamée et qu'aucun suppléant ne s'était présenté en octobre dernier, elle ne sera remplacée qu'en octobre. Son départ porte à 5 le nombre des membres du CA encore actifs.
Nous insistons d'ailleurs sur le fait qu'il serait préjudiciable de penser que l'association puisse pleinement tourner au nombre de 3 membres du ca (minimum réglementaire dans les statuts), il est nécessaire d'être au moins 5 si l'on souhaite que les travaux en cours avancent et que toute tâche reste aisée, on tomberait vite dans des surcharges de travail pour une activité bénévole et dans un idéal bienveillant : c'est regrettable!


C. départ d'administrateurs


Hélène a souhaité quitter cette fonction, elle a remis le cd avec tous les codes d'administration du site, nous la remercions pour les nombreuses années à avoir exercé cette tâche. Manuella annonce démissionner dès qu'un volontaire se présentera et au plus tard à la fin de son engagement auprès du CA en octobre 2011.
Nous allons prendre contact avec Nicolas pour savoir s'il souhaite continuer avec nous en tant qu’administrateur, ce que nous souhaitons vivement.
Nous appelons toute personne motivée à se faire connaître, l'une pour la gestion quotidienne et l’annonce des temps forts, plutôt parmi les membres actifs du forum, pour la validation des accès et une autre personne pour ses compétences en informatique, qui aurait la gestion du site et des remaniements du forum si Nicolas choisit lui aussi de cesser son activité au sein de couleurbébé.
Un membre du CA préférerait que les administrateurs soient intégrés aux membres du CA mais nous craignions que ce soit restrictif. Néanmoins nous prenons en compte sa requête et pensons qu'il peut être souhaitable de faire signer une charte éthique à la/aux personnes qui sera élue/seront élues.

Sur la forme, il faudra y réfléchir conjointement entre CA et adhérents, quelque chose qui pour l'instant s'orienterait vers un engagement à respecter le secret du travail de défrichage qui se fait ou à ne pas aller lire du tout... puisque la fonction d'administrateur ouvre des forums dont les accès sont restreints( forums ca, archives, forum animation).
Mais aussi toujours informer des modifications conséquentes sur le forum à minima aux membres du CA.
un topo sur les tâches sera donné.

D. retour sur les discussions houleuses


Il y a eu 2 niveaux de discussions houleuses : une axée sur le pavé dans la mare sur le forum public et une autre à propos du statut des administrateurs au sein du ca qui s'est exprimée dans le forum CA et au-delà.
Les codes d'accès ont été changés afin de pallier au manque de confiance lié à cela et ressenti par une des membres du CA pour qu'elle se sente à nouveau plus à l'aise. Les codes n’avaient pas été changés depuis longtemps, ils seront désormais régulièrement renouvelés. A contrario la proposition de passer le forum CA en lecture seule à tous les adhérents a été rejetée.
A l’unanimité, tous les membres du CA ont été choqués qu'un utilisateur du forum soit pris à parti et accusé d'avoir détourné un don sur le forum qui plus est public. Nous souhaitons fermement rappeler que si cbb est un espace public cela n'autorise en rien des débordements qui correspondent à des règlements de comptes individuels, que la forme n'est pas excusable quel que soit le nœud du problème et que cela dépasse de loin les débordements que nous avons pu connaître sous fond de divergences d'opinions et qui ont tous été modérés en leur temps. Nous remercions Lèn qui a réagi très vite en déplaçant ce sujet, mais avons connaissance que plusieurs usagers de l'association ont éprouvé un vrai malaise face à ce sujet. Comme la personne faisait partie du ca nous n'avons pas imaginé ni anticipé ça alors qu'elle nous avait soumis le problème, nous le regrettons.
Si cela devait se reproduire, nous aimerions vraiment que la personne qui se sent flouée plutôt que d'acculer l'autre envoie ses doléances au CA qui se chargera tant que possible de jouer un rôle de médiateur.).
Plusieurs d'entre nous ont été affectées par ce message et ceux qui ont suivi et ont même envisagé une démission collective, nous regrettons d'avoir pu donner l'impression de banaliser cet acte alors que nous voulions juste ne pas enflammer davantage une situation qui appartenait davantage à la sphère privée.

E. les adhérents

59 adhérents à ce jour
La majorité souhaite rester en place afin que les nouvelles n'aient pas à reprendre une machine en cours de rodage, Lèn restera sûrement mais souhaite voir son engagement modifié : en effet elle s'occupe de la messagerie électronique et de la relation CA/ usagers du forum, charge conséquente qui demande en plus attention et bienveillance à toute heure!
Manuella annonce qu'elle quittera le CA et l'animation à la rentrée prochaine, forte d'une année très riche et ne doutant pas que les choses se mettront en place de façon efficace.

F. les emprunts

Après de nombreux emprunts de couches cet hiver, on en compte moins au printemps. Une journée couches: étiquetage, réalisation des plaquettes sera proposée au plus vite afin que dès la rentrée les lots soient tous d'une qualité équivalente.
Les écharpes sont fréquemment empruntées et nous avons dû agrandir le stock afin de mieux répondre aux demandes.

G. remerciements


Nous souhaitons adresser nos remerciements à Florence qui gère admirablement la bibliothèque : Bravo!
L'occasion pour nous de vous remercier en général pour vos dons spontanés que ce soit des couches, des revues ou des livres (une douzaine cette année) et également de l’argent.
Magali (maman elfe) n’interviendra a priori plus en tant qu’animatrice, nous la remercions particulièrement pour ses ateliers couture, nous espérons que quelqu’un prendra le relai et permettra de continuer à développer cette branche du « faire par soi-même ».
Merci aussi à Hélène qui a quitté l’association après l’avoir porté pendant des années, elle a grandement contribué à son déploiement et à sa visibilité.


H. trésorerie et subvention

Nous avons 939€ sur le compte cbb, une partie du loyer (300€) reste à être débitée.
La partie restante assure le loyer et l’assurance pour l’année prochaine, ne connaissant pas à ce jour le montant des adhésions il est préférable que nous ayons toujours ce montant d’avance.
Nous avons participé à hauteur de 12,60€ au renouvellement des jeux de l'espace jeux dont nous sommes usagers (pro-rata de l'utilisation de la salle).
Le montant de l'adhésion à cbb, ce fixée à 15€, les dons et la subvention de la ville de Rennes nous permettent d'anticiper et d'assurer le paiement du loyer.
Le dossier de subvention a été envoyé (merci magali et julie), la réponse interviendra fin août, nous avons demandé moins que l'an passé au vu du nombre d'adhésions cette année (aux alentours d'une soixantaine malgré une offre associative autour de la périnatalité très dense)

I la messagerie

Elle va être transférée afin d'avoir un outil plus performant, l'adresse restera inchangée.


II. demain: les mois à venir


A. Pendant l’été


Les permanences mensuelles chaque premier mardi sont maintenues pendant l'été au local. Et l'engagement des animatrices se poursuit jusqu'en octobre, des temps seront donc proposés pendant l'été, évidemment ils risquent d'être différents et se situeront sûrement à la pataugeoire de bréquigny propice aux jeux, à la détente, la co-veillance et le partage entre les parents.
Les dates: le 5 juillet flo et lilou, le 2 aout et le 6 septembre
Nous trouvons important de maintenir des temps qui permettent l'accès aux emprunts entre autres pour les nouvelles adhésions, l'occasion de rappeler que les personnes qui ont adhéré en juin et les mois à venir n'auront pas à renouveler leur adhésion dès octobre 2011 mais seulement en 2012.

B. le calendrier
Il n'y aura pas de rencontre préparatoire avec les animatrices, en revanche chacune est invitée à proposer des temps et à les inscrire au plus vite dans la rubrique concernée. Les temps spontanés et moins officiels sont par ailleurs encouragés durant l'été.

III. Après demain


A. les animateurs

nous invitons les animatrices à nous faire savoir si elles poursuivent l'aventure l'an prochain et aux autres à nous adresser un mp avec quelques mots motivant votre envie de vous engager en tant qu'animateur dans l'association pour la rentrée prochaine dès aujourd'hui.
Les candidatures seront votées lors de l'Ag du 1er octobre 2011

B. les membres du CA
la majorité souhaite rester en place afin que les nouvelles n'aient pas à reprendre une machine en cours de rodage, Lèn restera sûrement mais souhaite voir son engagement modifié : en effet elle s'occupe de la messagerie électronique, charge conséquente qui demande en plus attention et bienveillance à toute heure!
Manuella annonce qu'elle quittera le CA et l'animation à la rentrée prochaine, forte d'une année très riche, de mouvements et ne doutant pas que les choses se mettront en place de façon efficace et colorée.

C. ille et bio
C'est l'occasion pour l'ancienne équipe et la nouvelle promotion de travailler ensemble sur ce temps festif mais lourd d'investissement humain, il se déroulera a priori dans les mêmes conditions que l'an passé. Nous vous mettrons donc à contribution pour animer des ateliers, pour des idées aussi qui permettraient de donner un peu de mouvement au stand cbb durant ce week-end.
Nous insistons sur le fait que ce temps-là est vraiment particulier et que nous tenons à ce que les anims de 2010/2011 et celles de 2011/2012 y participent toutes sauf contrainte majeure. En effet seul le roulement permet de ne pas en sortir las mais impatient d'être à la prochaine édition. Et c'est vraiment l'occasion de passer le flambeau et d’intégrer la nouvelle équipe au mieux. Merci d'avance pour toutes les énergies qui s'y déploieront à nouveau.
Magali se propose pour être à nouveau la coordinatrice de cet événement, vu qu’elle est en contact avec les organisateurs d’ile et bio.

D. Le local
Nous pensons qu’il faut le conserver après cette première année de location.
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Gwenn



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MessagePosté le: Sam 09 Juil 2011, 12 : 58    Sujet du message: Répondre en citant

merci....
je n'ai pas eu vent de toutes ces "perturbations" au sein du CA
preuve en est que tout ne se sait pas Smile
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Gwenn

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Florence



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MessagePosté le: Lun 18 Juil 2011, 08 : 04    Sujet du message: Répondre en citant

merci pour ce compte rendu touffu

j'imagine que les personnes qui veulent candidater au CA doivent envoyer un MP comme pour les animatrices ? Ce n'est pas mon cas, mais comme cela n'est pas écrit comme pour les animatrices, je me dis qu'il faut peut-être le préciser pour étoffer le CA Wink
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Flo, maman d'une miss et d'un mister
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